Jere fizik li achiv - dosye Jesyon antrepriz

Li se kritik pou yon biznis yo dwe konsène ak dokiman l yo

Efikasite nan yon jesyon nan yon fizik achiv yo nan yon konpayi depann sou aplikasyon an nan zouti ak metòd espesifikPi plis pase yon sèlman legal fòse yo konfòme yo, achiv, se yon nesesite. Jesyon nan dosye aktyèl, entèmedyè ak jesyon nan achiv yo pou de sèvis pa partition ak kowòdone ant yo: achiv sèvis ak dosye depo. Kòm sa yo, achiv papye dokiman sa yo, se yon pwosedi ki ka byen vit konplèks si règ ak pratik bon si yo pa te rankontre, nan tèm nan tou de klasifikasyon nan depo. Kèlkeswa fòm sa a oswa aktivite a nan konpayi an jesyon an nan achiv yo se yon nesesite. Li te kòmanse konsa konsa, byenke li se ki baze sou aksyon ki yon priori senp: objektif la nan achiv La se sou men nan yon sèl, kenbe ak kenbe dokiman yo nan konpayi an nan bon kondisyon, sou lòt men an yo jwenn yo oubyen retounen yo nan nenpòt ki lè. Se poutèt sa, li se pa sa redwi a yon senp depo yo nan lòd yo konfòme yo avèk peryòd la nan retansyon yo nan papye yo, men se ki baze sou yon konplè jesyon nan achiv papye, ki se yon pati nan yon achiv politik ki pral efikas ak dirab yo, depi kreyasyon an jouk nan destriksyon nan achiv yo. Jesyon nan la aktyèl la ak entèmedyè achiv yo pou rezon administratif mande patikilye zouti ak metòd espesifik w ap pran an kont seri a nan kontrent yo ki gen rapò ak jesyon an nan dokiman yo. Sa a achiv pwosedi mande pou plis difikilte ak lojik, paske li gen ladan yo: jesyon An nan fizik achiv yo (ak nan achiv yo a) pa ka dwe elatriye. Aplike yon pwisan ak pwouve ede asire aksè, disponiblite a, ak entegrite nan dokiman yo.

Sistèm sa a asire sipò nan dokiman an ki soti nan kreyasyon li yo li achiv.

Li ofri anpil posiblite yo, tankou aplikasyon an nan pwosedi ak dwa aksè.

Avèk respè règleman an konfòme l avèk yo, genyen ISO estanda ki yo espesifik nan achiv yo, epi yo an patikilye estanda ISO ki asire a: Pou ka a espesifik nan dokiman ofisyèl, ki la estanda ISO asire règleman nan ekri yo se konsa, ki la estanda ISO, kòm yo li se an chaj nan reglemante done dosye.

Sa ISO estanda oswa KF yo transmèt yo indicative, yo pa obligatwa, epi yo pa toujou yon garanti nan pli ekstrèm pwofesyonalis.

Sa yo pa janm yo pral repete ase, ou pa bezwen twonpe pa estanda. Li se nan echanj la avèk twazyèm-pati archiver, nan eksperyans li, ak konpreyansyon li nan aktyèl ou bezwen, ou pral jwenn oratè a ou bezwen. Achiv yo disponib pou tout dokiman yo ki te pwodwi oswa resevwa pa yon biznis pandan nenpòt ane fiskal la nan aktivite li yo. Kontinwe, yo dwe konsève: yo trase tout ekonomik ak sosyal aktivite nan konpayi an. Kòm yo substrats yo, yo yo varye: nan aktyèl La jesyon depann sou kalite a nan medya yo nan magazen ak klasifye, men tou nan achiv politik adopte pa konpayi an (ki apwopriye a nan òganizasyon li yo ak ki kalite aktivite) tankou kalite a espesifik nan chak achiv yo (teyori a nan twa laj): Kesyon komen fè fas a mizisyen politik nan jaden an nan klasifikasyon ak achiv nan antrepriz dokiman ki ranpli a nan dokiman sa yo nan yon konpayi ki satisfè règ debaz yo swiv yo klasifye util, efektivman ak soutenab nan yon seri de dokiman yo nan yon konpayi. Yon sèl fwa oswa yon lòt, yon konpayi ap fè fas a pwoblèm lan nan achiv ak ranpli a nan ki li dwe jere, apre yo fin ou te pwodwi oswa resevwa. Kite eviction nan dokiman sa a se pa solisyon an Pou jwenn yon sitiyasyon an sante, gen pwosedi yo nan klasman ki deziyen pa an tèm jenerik pou Dosye Jesyon. Li se yon zouti pou dosye jesyon ki rekòmande pou trete yo kòm nan kreyasyon yo: dimansyon Li yo se se poutèt sa limite a sa sèlman aktyèl yo ak entèmedyè achiv, pandan w ap pran an kont: nan pwen An de vi nan nòm ak règleman yo, Jesyon Dosye a se yon pwosesis nan achiv tou bwat yo.

Dosye Jesyon te objè a nan lane nan yon estanda entènasyonal, ISO, akeri nan ane pa asosyasyon an française de normalisation (AFNOR) anba tit la KF ISO.

Jesyon dosye, se poutèt sa, gen pou objaktif pou dosye yo epi yo konsiderasyon de dokiman an, ki soti nan kreyasyon li yo ak, se poutèt sa, en nan dokimantè la pwosesis. Sa a se poukisa li a gen ladan yo nan apwòch li nan yon klasifikasyon plan oswa klasifikasyon plan, ki gen ladan: ki Sa ki diferans klasifikasyon an nan depo, li se bèl ak byen mete yo nan plas en nan jesyon an dapre yon konplo klasifikasyon ki lojik e ki yerarchize.

Kòm yo ki jan yo klasifye, li mande pou difikilte

Li se poutèt sa se esansyèl nan sèvis sa a an chaj nan aplikasyon yo nan klasifikasyon plan poze yo kesyon yo dwat, sètadi: klasifikasyon nan aktyèl la dosye a se fondamantal, li se te di yo dwe orijinal la epi ki konsistan akòz lefèt ke li dwe respekte lavi sa a ki nan achiv yo e ke li se poutèt sa vin tounen refleksyon an nan aktivite a nan konpayi an. Pou fè sa, yon klasifikasyon ki se te fè soti nan kreyasyon an nan achiv la epi yo pa apre reyalite a, ni diminye konjesyon nan pil la nan achiv ki estoke san yo pa gen te trete oswa ranje. Li se yon bon metòd kèlkeswa kalite a nan achiv (kouran, pwovizwa a, final la). Li se ki baze sou diferans ki genyen yo dwe fè sou nati a nan materyèl la: plase a se vit ak pi efikas lè li se te kòmanse kòm byen bonè faz pwodiksyon an nan achiv yo. Se poutèt sa, li se klè ke etablisman an nan yon klasifikasyon plan se pa sa elatriye ak mande pou yon anpil nan kondisyon yo nan lòd yo dwe efikas. Se pou rezon sa li dwe byen estriktire pou adapte yo: Li dwe tonbe toujou ap nan prospect nan rechèch nan dokiman (ki jan fasil ou jwenn yon dokiman.) ak se poutèt sa yo ta dwe konplè. Struktural, plan an nan klasifikasyon travay nan yon ki lojik epi ki estriktire fason. Dokiman sa yo se kategori yo ak distribiye dapre yon lojik proje ak yon yerachi soti nan jeneral la an patikilye. Objektif la se enkòpore tout dokiman yo san yo pa pèdi presizyon. Li konplè nati a se akòz lefèt ke li se an chaj nan depoze tout dokiman ki reflete travay yo nan konpayi an, aktivite li yo.

Yon seri antye nan dokiman yo pou yo kapab klase kèlkeswa kalite a nan depo mwayen (papye, foto yo, CD rom, done elektwonik) Finalman, gen twa kalite nan klasifikasyon plan dapre kalite a nan aktivite nan konpayi an (fonksyon ak aktivite), li se òganizasyon an (estrikti operasyon) epi yo pa objè yo.

Kòm achiv yo nan yon konpayi se yon refleksyon nan aktivite li yo, yon preferans, nenpòt konsiderasyon bay pou konplo a klasifikasyon fonksyonèl. Sepandan, yon konbinezon de metòd yo se pa eskli, bay, nan kou, pa melanje baz yo nan divizyon, epi li mete tout dosye yo nan menm nivo. Finalman, siksè nan yon konplo klasifikasyon yo pral depann sou sèvis la achiv yo ke bati a rezilta yo nan yon konesans pafè a nan operasyon an, aktivite nan konpayi a ak sèvis yo, li jere. Sa a se poukisa yon ankèt davans se esansyèl nan devlope yon plan nan klasifikasyon nan reyalite a"tayè-te fè". Gras a aplikasyon an nan yon Jesyon Dosye nan konpayi yo ki vle efektivman jere achiv li yo, li se kounye a posib pou sa a yon sèl ki sot pase a: jesyon nan achiv yo sijè a yon plan efikas klasifikasyon inevitableman mennen a yon benefis nan tan ak pwodiktivite pou konpayi a ak yon rediksyon nan jesyon depans ale nan menm direksyon an.

An efè, yon klasifikasyon systematic achiv enplike nan yon sikilasyon an ak aksè a anpil fasilite, se konsa, yo kontribye nan devlope pèfòmans nan konpayi an.

Lojik la nan achiv yo dwe pran an kont dire a nan legal konsèvasyon nan dokiman yo yo nan lòd yo detèmine konbyen tan yon pwodiktè te gen yon enterè pou yo prezève li materyèl archival, ak sò a nan dokiman sa yo nan fen sa a peryòd de tan. Nan envantè Liv konbine kantite ak valè a nan byen ak réskonsablité idantifye nan envantè la. Ledger a ki gen ekriti ki nan liv la-jounal sibdivize dapre plan an nan kont yo nan konpayi an, kenbe ak otantifikasyon nan liv yo mande yo.